Das Bundesfinanzministerium hat am 14.11.2014 ein mit über 30 Seiten sehr umfangreiches Schreiben über „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht (BMF, IV A 4 - S 0316/13/10003). Die Finanzverwaltung erörtert in dem Schreiben vor allem folgende für den Steuerpflichtigen relevanten Punkte:
- Anforderungen an die elektronische Datenverarbeitung
- Ausgestaltung eines Internen Kontrollsystems (IKS)
- Anforderungen an die Datensicherheit
- Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen und Daten
- Regelungen zum Datenzugriff (unmittelbarer und mittelbarer Datenzugriff sowie Datenträgerüberlassung
Bei der endgültigen Fassung der Veröffentlichung sind bei weitem nicht alle Forderungen der Wirtschaft und der Verbände, die seit dem ersten Entwurf des Schreibens kundgetan wurden, berücksichtigt worden. Es fehlt z. B. nach wie vor eine eindeutige Definition des Begriffs „steuerrelevante Daten“.
Die Regelungen der Finanzverwaltung zu den GoBD sehen auch vor, dass im Rahmen einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung - neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten - auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereit zu stellen sind. Die angeforderten Strukturinformationen sind jedoch vor allem kleineren und mittleren Unternehmen häufig nicht bekannt. In diesem Zusammenhang hat das BMF ein weiteres Schreiben „Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung“ veröffentlicht.
Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass die Regelungen eine Vielzahl rechtlicher und technischer Fragen aufwirft und für den Steuerpflichtigen erheblichen organisatorischen Zu-satzaufwand mit sich bringt. Die neuen GoBD führen sowohl zu einer Verschärfung der Anforderungen an den Steuerpflichtigen als auch zu einer weiteren Bürokratisierung der Unternehmensabläufe.
Die im Schreiben dargestellten Regelungen sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Die vorstehend genannten Regelungen zu GoBD ersetzen die bisherigen BMF-Schreiben zu den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" und zu den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)". Im Übrigen sollen auch die Regelungen des BMF-Schreibens aus dem Jahr 1984 unberührt bleiben.
Die Finanzverwaltung will die GoBD in Zusammenarbeit mit der Wirtschaft bzw. den Verbänden regelmäßig an den technischen Fortschritt, die Rechtsprechung und an auftretende Praxisprobleme anpassen. Insoweit bleibt zu hoffen, dass die kritischen Anmerkungen aus diesen Kreisen in Zukunft in die Regelungen der Finanzverwaltung einfließen werden.