Kommen in Unternehmen elektronische Kassensysteme, wie bspw. elektronische Registrierkassen zum Einsatz, müssen diese künftig technisch so beschaffen sein, dass die Daten und Kassenaufzeichnungen elektronisch über die Dauer von zehn Jahren unveränderbar gespeichert und aufbewahrt werden können. Für die Dateneingabe muss das Kassensystem eine Protokollierung vornehmen, die nicht mehr unprotokolliert verändert werden kann.
Für Altgeräte, die diese Voraussetzungen derzeit noch nicht erfüllen, gibt es eine Übergangs-regelung, die den Einsatz dieser Geräte noch bis zum 31.12.2016 ermöglicht. Ab dem 1.1.2017 müssen diese Altgeräte entweder entsprechend aufgerüstet oder ggfs. Durch neue Geräte ersetzt worden sein, um die digitalen Aufzeichnungspflichten zu erfüllen. Anderenfalls drohen im Rahmen von Betriebsprüfungen Zuschätzungen, die im Einzelfall erhebliche Steuernachzahlungen nach sich ziehen können. Die im BMF-Schreiben vom 26.11.2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften (sog. „Kassenrichtlinie 2010“) bis zum 31.12.2016 geltende Übergangsregelung wird somit nicht verlängert.
Zu berücksichtigen ist darüber hinaus, dass Kassensysteme zu Datenverarbeitungssystemen zählen. Damit gilt für sie gleichfalls die Verwaltungsanweisung zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Diese Grundsätze legen u.a. die weiteren Anforderungen an eine softwaregestützte Kassenbuchführung fest, wie Beleg-, Grund(buch)aufzeichnungs- und Journalfunktion. Vgl. hierzu auch unseren Artikel „Anforderungen an elektronische Datenverarbeitung, Archivierung und Datenzugriff“.
Die geänderten Anforderungen der Finanzverwaltung an die Führung elektronischer Kassensysteme ab 2017 begründen allerdings keine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse ein-zusetzen. Führt der Unternehmer bspw. eine offene Ladenkasse, kann er nicht verpflichtet werden ab dem Jahr 2017 auf ein elektronisches Kassensystem umzusteigen. Das Führen einer offenen Ladenkasse ist daher nach wie vor möglich.