1. Allgemeines zur Offenlegungspflicht im neuen elektronischen Transparenzregister
Aufgrund der Neufassung des Geldwäschegesetzes (GWG) zum 26.06.2017, gelten ab 01.10.2017 für alle inländischen juristischen Personen des Privatrechtes, insbesondere Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) und eingetragene Personengesellschaften (OHG, KG, nicht je-doch GbR), im Einzelfall erheblich erweiterte Transparenzpflichten. Zentraler Punkt ist die zwingende Veröffentlichung aller wirtschaftlich Berechtigten einer Gesellschaft in dem beim Bundesanzeiger neu eingerichteten elektronischen Transparenzregister. Ziel des Registers ist es, die hinter der Gesellschaft stehenden natürlichen Personen und ins-besondere auch die maßgeblichen Kontroll- und Einflussstrukturen der Gesellschaft aufzudecken. Im Transparenzregister werden daher nicht nur natürliche Personen erfasst, die aufgrund ihrer unmittelbaren Beteiligung ggf. schon bisher in öffentlichen Registern nachvollziehbar sind, sondern vor allem auch natürliche Personen, die Gesellschaft unmittelbar oder auch nur mittelbar kontrollieren.
Die größten inneren Widerstände und insoweit auch die größten Umsetzungsprobleme für die Gesellschaften im Zusammenhang mit der Erfüllung ihrer Transparenzpflichten, dürften die zwingende Aufdeckung von kontrollbegründenden, bisher (gewollt) nicht offenbarten Absprachen mit oder zwischen Anteilseignern, z. B. Treuhandverhältnissen oder Stimm-rechtsabsprachen, hervorrufen.
Allerdings, soweit die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten bereits aus den öffentlichen Registern abgeleitet werden können, gilt die Mitteilungspflicht zum elektronischen Transparenzregister als erfüllt.
Insofern eine Mitteilungspflicht besteht, muss die Erstmeldung spätestens zum 01.10.2017 über die Website des Bundesanzeigers nach einer entsprechenden Registrierung erfolgen. Ab dem 27.12.2017 soll die Einsichtnahme für Berechtigte möglich sein.
2. Inhalt und Umfang der Angaben zum Transparenzregister
Die Gesellschaft muss dem Transparenzregister Angaben zu allen wirtschaftlich Berechtigten machen.
Wirtschaftlich Berechtigte von Kapital- und Personengesellschaften sind alle natürlichen Personen, die mittelbar oder unmittelbar mehr als 25 % der Anteile an der Gesellschaft halten, die Stimmrechte kontrollieren oder auf vergleichbare Weise Kontrolle über die Gesellschaft ausüben (§ 3 Abs. 2 GWG).
Neben natürlichen Personen, die mittelbar oder unmittelbar Eigentümer der Gesellschaft sind, müssen im neuen Transparenzregister auch natürliche Personen erfasst werden, die z.B. lediglich aufgrund besonderer satzungsmäßiger oder auch nur schuldrechtlicher Absprachen mit Anteilseignern die Stimmrechte der Gesellschaft kontrollieren. Letzteres trifft u.a. auf bisher im Hintergrund gebliebene Personen zu, die aufgrund Treuhand- und Stimmbindungs-, Pool- oder Konsortialvereinbarungen unmittelbar oder mittelbar Einfluss auf die Gesellschaft ausüben.
Soweit nach umfassender Prüfung eine natürliche Person nicht oder nicht zweifelsfrei als wirtschaftlich Berechtigter im Sinne des GWG bestimmt werden kann, ist der gesetzliche Vertreter oder der geschäftsführende Gesellschafter als wirtschaftlich Berechtigter im Transparenzregister anzugeben.
Folgende Informationen sind über jeden wirtschaftlich Berechtigten zu melden:
- Vor- und Nachname,
- Geburtsdatum und Wohnort,
- Art sowie Umfang des wirtschaftlichen Interesses - das wirtschaftliche Interesse ergibt sich aus der Mitteilung der genannten Umstände, die eine Stellung als wirtschaftlich Berechtigter der Gesellschaft begründen (Beteiligung bzw. Kontrolle).
3. Heilung durch andere Registerveröffentlichungen
Die Mitteilungspflicht der Gesellschaft zum Transparenzregister gilt als erfüllt, wenn sich die vollständigen Angaben zu jedem wirtschaftlich Berechtigten aus anderen öffentlichen Registern ergeben (u.a. aus dem Handels- und dem Unternehmensregister). Für börsennotierte Aktiengesellschaften gilt die Mitteilungspflicht stets als erfüllt.
In diesem Fall entfällt die Mitteilungspflicht zum neuen elektronischen Transparenzregister. Dies gilt allerdings nur, wenn tatsächlich alle Angaben von allen wirtschaftlich Berechtigten der Gesellschaft in öffentlichen Registern nachvollziehbar sind.
4. Pflichten Gesellschaft/Gesellschafter (Einrichtung CMS)
Über die Meldepflicht hinaus wird die Gesellschaft zur Organisation eines Compliance-Management-Systems (CMS)verpflichtet, welches sicherstellt, dass alle Informationen zu den wirtschaftlich Berechtigten eingeholt, aufbewahrt, dokumentiert und aktualisiert und Änderungen ggf. unverzüglich zum Transparenzregister gemeldet werden. Die Gesellschaft trifft dabei keine Nachforschungspflicht, wohl aber zumindest eine Nachfragepflicht. Die Gesellschafter und unter bestimmten Voraussetzungen die wirtschaftlich Berechtigten sind ihrerseits verpflichtet, der Gesellschaft die Angaben bzw. Änderungen zum wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen. Die Verletzungen dieser Pflichten sind sowohl aufseiten der Gesellschaft als auch der Gesellschafter/wirtschaftlich Berechtigten bußgeldbewehrt.
5. Konsequenzen für die Praxis
Aufgrund der zum 01.10.2017 ggf. umzusetzenden Mitteilungspflichten empfiehlt eXnet® Gesellschaften und Gesellschaftern, sich kurzfristig Klarheit zu verschaffen, welche natürlichen Personen wirtschaftlich Berechtigte der Gesellschaft sind und ob diese jeweils bereits richtig und vollständig registermäßig erfasst sind.
Nicht börsennotierte Aktiengesellschaften müssen jedenfalls Mitteilungen zum Transparenzregister machen, da deren Gesellschafter nicht in öffentlichen Registern erfasst sind.
Auch andere juristische Personen und Personenhandelsgesellschaften sollten sehr sorgfältig prüfen. In älteren Gesellschafterlisten sind oft nicht alle relevanten Gesellschafter mit allen erforderlichen Angaben erfasst oder wenn sich die tatsächlichen Beteiligungs-, Stimm- und Kontrollrechte aus komplexen gesellschafts- oder schuldrechtlichen Beteiligungs- bzw. Kontrollstrukturen ergeben.
In jedem Fall sollte durch geeignete organisatorische Compliance-Maßnahmen die interne Abfrage-, Ablage- und Überwachung der neuen Transparenzverpflichtungen zu den aktuell wirtschaftlich Berechtigten der Gesellschaft sichergestellt werden.