Die Aufwendungen für den Umzug eines privaten Haushaltes sind grundsätzlich Kosten der privaten Lebensführung. In bestimmten Fällen beteiligt sich jedoch der Arbeitgeber an derartigen Kosten. Die sich für den Unternehmer hieraus ergebenden steuerlichen Folgen möchten wir mit der nachfolgenden Ausarbeitung beleuchten.
Der BFH entschied mit Urteil vom Juni 2019 (V R 18/18) zur umsatzsteuerrechtlichen Beurteilung von Umzugskosten beim Arbeitgeber. Das angesprochene Urteil erging zu vom Arbeitgeber übernommenen Maklerkosten für die Wohnungssuche des Arbeitnehmers aufgrund dessen konzerninterner Versetzung. Demnach liegt in diesen Fällen im Arbeitgeber/Arbeitnehmer-Verhältnis weder der Tatbestand eines tauschähnlichen Umsatzes noch der einer Entnahme vor. Voraussetzung ist, dass der Umzug von vorrangigem Unternehmensinteresse ist, hinter dem das Arbeitnehmerinteresse an der Begründung eines neue Familienwohnsitzes zurücktritt. Der Arbeitgeber ist aus den von ihm bezogenen Maklerleistungen entsprechend seiner Unternehmenstätigkeit dann zum Vorsteuerabzug berechtigt. Ob ebenso bei Inlandsumzügen zu entscheiden ist, hatte der BFH im Streitfall nicht zu entscheiden. Mit Schreiben vom 03.06.2020 übernimmt nun das BMF die vom BFH ausgegebenen Grundsätze in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE).
Das zitierte Urteil steht im Einklang mit der ertragssteuerrechtlichen Wertung. Auch im Lohnsteuerrecht werden Leistungen, die im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitsgebers erbracht werden, - soweit die Grenze der Angemessenheit nicht überschritten wird - als Betriebsausgabe und nicht als steuerbarer Arbeitslohn beurteilt. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitsgebers entstandenen Umzugsaufwendungen des Arbeitnehmers steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten (§3 Nr. 13, §3 Nr. 16 EStG). Der Arbeitgeber hat die dem Arbeitnehmer steuerfrei erstatteten Umzugsaufwendungen zu belegen (Belege des Arbeitnehmers), diese Belege zu den Lohnunterlagen zu nehmen und entsprechend aufzubewahren (R 9.9 Abs. 3 LStR).
Die Grenzen der Angemessenheit ergeben sich in der privaten Wirtschaft nach den im Beamtenrecht geltenden Richtwerten des Bundesumzugskostengesetz (BUKG) und der Auslandsumzugskostenverordnung (AUV). Eine Steuerfreiheit kommt insbesondere für folgende Umzugskostenvergütungen in Betracht: Beförderungsauslagen, Reisekosten, Mietentschädigung, andere anfallende Auslagen (z. B. Nachhilfeunterricht für Kinder), Pauschvergütung für sonstige Umzugsauslagen sowie doppelter Mietaufwand. Weist der Arbeitnehmer höhere Umzugskosten nach, als sie nach dem BUKG und der AUV als Umzugskostenvergütung höchstens gezahlt werden können, so ist insgesamt zu prüfen, ob und inwieweit die Aufwendungen erstattungsfähig sind. Erstattet der Arbeitgeber die Umzugskosten steuerfrei, entfällt für den Arbeitnehmer der Werbungskostenabzug in der eigenen Steuererklärung. Liegt die Erstattung des Arbeitgebers unter den Aufwendungen, ist der Differenzbetrag für den Arbeitnehmer als Werbungskosten abzugsfähig.
Für den Fall, dass bei der Kostenübernahme beim Umzug des Arbeitnehmers das Unternehmensinteresses nicht als vorrangig zu betrachten ist und dass das Arbeitnehmerinteresse an der Begründung eines neuen Wohnsitzes nicht dahinter zurücktritt, ist die Möglichkeit eines Vorsteuerabzugs nicht gegeben und die dann anzunehmende Vorteilsgewährung unterliegt darüber hinaus dem Abzug von Lohnsteuer und Sozialabgaben.
Um böse Überraschungen zu vermeiden, empfiehlt es sich im Einzelfall, neben der Dokumentation des überwiegend eigenbetrieblichen Interesses mit dem Arbeitnehmer eine konkrete Vereinbarung im Hinblick auf die zu übernehmenden Kosten und deren Höchstgrenze zu treffen.
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